Jak radzić sobie z problemami z przepływem gotówki i uniknąć błędu wartego 16 898 funtów?

Pomimo tego, co wszyscy guru i power sellerzy mówią ci o zarabianiu pieniędzy w piżamie i przechodzeniu na wcześniejszą emeryturę z jachtem, rzeczywistość jest taka, że twój biznes e-commerce jest biznesem detalicznym. Marże są bardzo niskie, konkurencja wysoka, a gotówka to ciągłe zmartwienie.

Oto sytuacja, której należy unikać za wszelką cenę w handlu elektronicznym i detalicznym.

Od października do grudnia firma zajmująca się handlem elektronicznym miała bardzo dobry kwartał. Wykorzystał gotówkę, aby zamówić więcej zapasów, zapłacić sobie i spłacić niektórych wierzycieli. Nie planowano odkładania gotówki na podatek VAT. W lutym następnego roku firma stanęła przed koniecznością zapłaty podatku VAT.

Rachunek VAT w wysokości 16 898 funtów. Ponieważ styczeń i luty były miesiącami o niskiej sprzedaży, firma nie miała gotówki na zapłacenie podatku VAT i wpadła w panikę. Jest to zbyt powszechne zjawisko, a staranne planowanie i wykorzystanie gotówki mogło tego wszystkiego uniknąć.

Oto kolejny scenariusz. Powiedzmy, że jest połowa miesiąca. Sprawdziłeś saldo bankowe swojej firmy i wpadłeś w lekką panikę.

Saldo jest niższe niż oczekiwano, pomimo mentalnej prognozy przepływów pieniężnych, którą przygotowałeś.

Na szczęście pomimo pandemii klienci zamawiają i płacą za pośrednictwem kasy, a czwarta nocna gotówka z Amazon wpływa. Ale być może musiałeś zapłacić rachunek podatkowy w ostatniej chwili, miałeś dodatkowe wydatki w związku z pandemią, dostawa zapasów trwa dłużej lub dodatkowy sprzęt odbija się na twojej gotówce.

Może się zdarzyć, że nie pokryjesz wszystkich wydatków na koniec miesiąca, w tym być może niektórych wypłat wynagrodzeń.

Czym się zajmujesz?

OTO 8 KROKÓW, ABY UNIKNĄĆ PANIKI I UZYSKAĆ NAPŁYW GOTÓWKI.

Potwierdź niedobór

Pierwszym krokiem do uniknięcia paniki jest ustalenie, ile dodatkowej gotówki będzie potrzebne na rachunku bankowym na pokrycie wynagrodzeń i innych niezbędnych wydatków. Po ustaleniu tej liczby zastanów się, czy masz osobiste środki na pożyczkę dla firmy, czy też musisz poszukać innych krótkoterminowych źródeł finansowania. Być może pożyczka windykacyjna Covid? I sprawdź, czy jesteś na bieżąco z aktualnymi dotacjami rządowymi.

Na tym etapie chodzi o to, aby mieć opcje, ale niekoniecznie z nich korzystać. Chcemy po prostu wyeliminować panikę i zachęcić Cię do wykonania poniższych kroków. Jeśli w końcu będziesz musiał pożyczyć gotówkę swojej firmie, sformalizuj to i obciąż firmę odsetkami. Istnieje korzyść podatkowa, ponieważ część tych odsetek może być wolna od podatku.

Oblicz swój cykl konwersji gotówki

Sprawdź, ile czasu zajmuje od zamówienia towaru do pojawienia się gotówki na koncie bankowym. Będziesz musiał współpracować ze swoim księgowym lub jeśli Twój sklep internetowy udostępnia tę statystykę, sprawdź ją, sprawdzając dni, w których gotówka jest związana z zamawianiem i dni faktycznej sprzedaży. Jeśli liczba ta wynosi powiedzmy 40 dni. Jakie kroki można podjąć, aby zmniejszyć tę liczbę? Zanotuj to dla celów kroku 7 poniżej.

Omówienie, opóźnienie i odroczenie płatności

Wstrzymaj większość płatności faktur od dostawców i odbierz telefon,

Bądź uczciwy i renegocjuj lepsze warunki płatności. Poinformuj ich, że jesteś zobowiązany do zapłaty, ale czy mogą przyznać Ci dodatkowe dni lub tygodnie po zakończeniu miesiąca? W przypadku niektórych dostawców może być konieczne zaoferowanie czegoś w zamian, aby utrzymać dobrą wolę w relacjach, w tym obietnicę zapłaty odsetek od zaległego salda lub 15 dni wcześniej od następnej faktury.

Jeśli zbliżają się jakieś płatności podatkowe (w szczególności VAT i PAYE), zadzwoń do HMRC lub zarejestruj się od razu w ich usłudze time-to-pay online, aby dać sobie chwilę wytchnienia.

Dłużnicy lub marże

Jeśli masz jakichś dłużników, skorzystaj z listy dłużników i odbierz telefon.

Najprawdopodobniej nie masz dłużników, więc będziesz musiał skoncentrować się na marżach i cenach.

Po uwzględnieniu wszystkich opłat amazon lub opłat za sprzedaż, opłat za kliknięcie, ceł importowych i wszystkich innych ukrytych bezpośrednich kosztów sprzedaży, jaka jest prawdziwa marża zysku brutto? A jaka jest marża zysku netto? Czy jest ona zrównoważona? Przekonasz się, że bardzo często jest to główna przyczyna problemów z przepływem gotówki. Są rzeczy, które można zrobić, aby to naprawić. Przeczytaj nasz inny raport na temat błędów w zyskach popełnianych przez większość e-commerce i sprzedawców detalicznych, aby uzyskać więcej informacji i rozwiązań. Następnie ponownie zanotuj, co zamierzasz zrobić i uwzględnij to w kroku 7 poniżej.

30-60-dniowa prognoza przepływów pieniężnych

Przygotuj bardzo podstawową krótkoterminową prognozę przepływów pieniężnych na najbliższe 30-60 dni. Unikaj spędzania długiego czasu nad skomplikowanym arkuszem kalkulacyjnym, który może być nieaktualny do czasu, gdy skończysz i który może pochłaniać zasoby, które powinny być wykorzystane na pozyskanie gotówki. Po prostu zacznij od gotówki w banku, dodaj wszelkie możliwe krótkoterminowe finansowanie (krok 1 powyżej) i dodaj wszelkie wpływy gotówkowe do firmy z kroków od 2 do 5 powyżej.

Plan działania na rzecz przyspieszenia gotówkowego

Bardzo ważne jest, aby następnie udokumentować plan działania na podstawie powyższego i określić termin jego realizacji. Nasi klienci zwiększyli swoje operacyjne przepływy pieniężne w ciągu kilku tygodni od wykonania powyższych działań. Kluczową częścią ich sukcesu jest skupienie się na tym planie działania na rzecz przyspieszenia gotówki, który dokumentuje wszystkie pomysły, kto co zrobi, do kiedy i prawdopodobny wpływ na gotówkę.

Uzyskaj dodatkową pomoc

Istnieją inne kluczowe czynniki wpływające na gotówkę w działalności detalicznej poza bezpośrednimi krokami opisanymi powyżej. W zależności od sytuacji, konieczne może być połączenie strategii kontroli gotówki, ochrony zysków i redukcji kosztów. A jeśli masz regularne problemy z przepływem gotówki, konieczne będzie dalsze podejście obejmujące ceny, marże, wydajność i przegląd modelu biznesowego. Należy ściśle współpracować z księgowym lub zwrócić się o pomoc do specjalisty ds. zysków i gotówki.

Radzenie sobie z problemami z przepływami pieniężnymi wykracza daleko poza tradycyjne podejście do prognozowania przepływów pieniężnych.

Zdobądź rachunek przepływów pieniężnych

Następnym krokiem jest sprawdzenie, gdzie trafiły pieniądze. Odpowiedź na to pytanie można uzyskać z mało używanego sprawozdania finansowego o nazwie Cashflow Statement (nie Cashflow Forecast). Jest to bardzo przydatny dokument, zwykle jednostronicowy z około 7-8 pozycjami. Uzgadnia on poprzednie saldo gotówkowe z bieżącą pozycją gotówkową i informuje, gdzie trafiły środki. Może się zdarzyć, że nie osiągnąłeś wystarczających zysków w danym miesiącu i ten dokument Ci o tym powie. A może gotówka jest zablokowana w zapasach.

Wystarczy przeanalizować pozycje w tym dokumencie (z pomocą księgowego) i wymyślić sposoby na wprowadzenie gotówki do firmy w ciągu 2-3 tygodni. Zanotuj plan działania na potrzeby kroku 7 poniżej.