8 sposobów, w jakie pomagamy firmom budowlanym osiągnąć rentowność i efektywność podatkową

Nie tak dawno temu branża była świadkiem szokującego upadku Carillion i jego wpływu na wykonawców i pracowników handlu.

Cofnijmy się o kilka lat i wszyscy mamy do czynienia z większym globalnym problemem, który już wpłynął na przepływy pieniężne wielu wykonawców.

Powiedzmy, że jest połowa miesiąca.

Sprawdziłeś saldo bankowe swojej firmy i wpadłeś w lekką panikę. Saldo jest niższe niż oczekiwano. Być może w ostatniej chwili musiałeś zapłacić rachunek podatkowy, a dodatkowe wydatki związane ze sprzątaniem, dezynfekcją, odizolowaniem personelu i dodatkowym sprzętem odbijają się na twojej gotówce.

Może się zdarzyć, że nie pokryjesz wszystkich wydatków na koniec miesiąca, w tym być może niektórych wypłat wynagrodzeń lub płatności CIS.

Czym się zajmujesz?

Oto 8 kroków, aby uniknąć paniki i uzyskać napływ gotówki.

1. Potwierdź niedobór

Pierwszym krokiem do uniknięcia paniki jest ustalenie, ile dodatkowej gotówki będzie potrzebne na rachunku bankowym na pokrycie wynagrodzeń i innych niezbędnych wydatków. Po ustaleniu tej liczby zastanów się, czy masz osobiste środki na pożyczkę dla firmy, czy też musisz poszukać innych krótkoterminowych źródeł finansowania. Być może pożyczka windykacyjna Covid? I sprawdź, czy jesteś na bieżąco z aktualnymi dotacjami rządowymi.

Na tym etapie chodzi o to, aby mieć opcje, ale niekoniecznie z nich korzystać. Chcemy po prostu wyeliminować panikę i zachęcić Cię do wykonania poniższych kroków.

Jeśli w końcu będziesz musiał pożyczyć gotówkę swojej firmie budowlanej, sformalizuj to i obciąż firmę odsetkami. Istnieje korzyść podatkowa, ponieważ część tych odsetek może być wolna od podatku.

2. Zdobądź rachunek przepływów pieniężnych

Następnym krokiem jest sprawdzenie, gdzie trafiły pieniądze. Odpowiedź na to pytanie można uzyskać z mało używanego sprawozdania finansowego o nazwie Cashflow Statement (nie Cashflow Forecast). Jest to bardzo przydatny dokument, zwykle jednostronicowy z około 7-8 pozycjami. Uzgadnia on poprzednie saldo gotówkowe z bieżącą pozycją gotówkową i informuje, gdzie trafiły środki. Może się okazać, że nie osiągnąłeś wystarczających zysków w danym miesiącu i ten dokument Ci o tym powie. A może nie zbierasz gotówki wystarczająco szybko.

Wystarczy przeanalizować pozycje w tym dokumencie (z pomocą księgowego) i wymyślić sposoby na wprowadzenie gotówki do firmy w ciągu 2-3 tygodni. Zanotuj plan działania na potrzeby kroku 7 poniżej.

3. Oblicz swój cykl konwersji gotówki

Uzyskaj listę starszych dłużników i starszych wierzycieli i poproś księgowego o potwierdzenie średniej liczby dni potrzebnych rodzicom na zapłatę.

Załóżmy, że jest to 45 dni. Następnie potwierdź średnią liczbę dni potrzebnych na zapłatę dostawcom. Powiedzmy, że jest to 30 dni. Jeśli masz gotówkę związaną w magazynie, potwierdź, jak długo jest ona związana, powiedzmy 10 dni.

Cykl konwersji gotówki wyniesie 45 dni + 10 dni - 30 dni = 25 dni. Tak więc płacisz swoim dostawcom 30 dni, ale otrzymujesz gotówkę od swoich klientów 15 dni później.

Do tego dochodzi 10 dni, w których gotówka jest zablokowana w zapasach. Jakie kroki można podjąć, aby zmniejszyć ten ujemny okres 15 dni? Zanotuj to dla celów kroku 7 poniżej.

4. Omówienie, opóźnienie i odroczenie płatności

Wstrzymaj większość płatności faktur od dostawców i odbierz telefon, bądź szczery i renegocjuj lepsze warunki płatności. Poinformuj ich, że jesteś zdecydowany im zapłacić, ale czy mogą przyznać Ci dodatkowe dni lub tygodnie po zakończeniu miesiąca? W przypadku niektórych dostawców może być konieczne zaoferowanie czegoś w zamian, aby utrzymać dobrą wolę w relacjach, w tym obietnicę zapłaty odsetek od zaległego salda lub 15 dni wcześniej od następnej faktury.

Jeśli zbliżają się jakieś płatności podatkowe (w szczególności VAT i PAYE), zadzwoń do HMRC lub od razu zarejestruj się w ich usłudze time-to-pay online, aby dać sobie chwilę wytchnienia.

5. Sprawdź swojego przedawnionego dłużnikai odbierz telefon

Teraz, gdy masz już listę dłużników z kroku 3, poproś dział finansowy/administracyjny o odebranie telefonów od klientów, którzy nie zapłacili.

Według badań przeprowadzonych przez firmę windykacyjną Echo Managed Services, 40% długów zostaje spłaconych po przypomnieniu telefonicznym.

Zazwyczaj zlecasz kontrolę kredytową na zewnątrz, aby usunąć wszelkie emocjonalne więzi, jakie możesz mieć z klientami. Dział kontroli kredytowej, księgowi lub prawnicy mogą przygotować serię listów windykacyjnych i dodać odsetki zgodnie z umową.

Jednak w przypadku nieoczekiwanego krótkoterminowego problemu z przepływem gotówki i w zależności od konfiguracji, będziesz musiał zrobić wyjątek od reguły i samodzielnie wykonać niektóre ważne połączenia, ponieważ czas jest najważniejszy.

6. Prognoza przepływów pieniężnych na 30-60 dni

Przygotowanie bardzo podstawowej krótkoterminowej prognozy przepływów pieniężnych na następny rok.

30 do 60 dni. Unikaj spędzania długiego czasu nad skomplikowanym arkuszem kalkulacyjnym, który może być nieaktualny do czasu, gdy skończysz i który może pochłaniać zasoby, które powinny być wykorzystane na pozyskanie gotówki. Po prostu zacznij od gotówki w banku, dodaj wszelkie możliwe krótkoterminowe finansowanie (krok 1 powyżej) i dodaj wszelkie wpływy gotówkowe do firmy z kroków od 2 do 5 powyżej.

7. Plan działania na rzecz przyspieszenia gotówkowego

Bardzo ważne jest, aby następnie udokumentować plan działania na podstawie powyższego i określić termin jego realizacji. Nasi klienci zwiększyli swoje operacyjne przepływy pieniężne w ciągu kilku tygodni od wykonania powyższych czynności.

Kluczową częścią ich sukcesu jest skupienie się na Planie Działania na rzecz Przyspieszenia Gotówkowego, który dokumentuje wszystkie pomysły, kto co zrobi, do kiedy i prawdopodobny wpływ na gotówkę.

8. Uzyskaj dodatkową pomoc

Istnieją inne kluczowe czynniki napędzające gotówkę w firmie budowlanej poza bezpośrednimi krokami opisanymi powyżej. W zależności od sytuacji, możesz potrzebować kombinacji strategii kontroli gotówki, ochrony zysków i redukcji kosztów.

A jeśli masz regularne problemy z przepływami pieniężnymi, konieczne będzie dalsze podejście obejmujące ceny, marże, wydajność i przegląd modelu biznesowego.

Współpracuj ściśle ze swoim księgowym lub zwróć się o pomoc do specjalisty ds. zysków i gotówki.

Radzenie sobie z problemami z przepływami pieniężnymi wykracza daleko poza tradycyjne podejście do prognozowania przepływów pieniężnych.